Еще недавно срок хранения документации по Закону № 44-ФЗ был 3 года. Но в 2021 году в ч. 15 ст. 4 закона внесли корректировки, в связи с чем этот срок был увеличен.
Для каких документов определен срок хранения
Не меньше 6 лет нужно хранить такие документы и сведения:
- Любую информацию и электронную документацию, которые предусмотрены Законом № 44-ФЗ, не создаваемые и не размещаемые в единой информационной системе (ЕИС) или на электронной торговой площадке (ЭТП), в т.ч. на специализированных торговых площадках.
- Коммерческие и ценовые предложения, счета на оплату, которые получены на запросы о предоставлении ценовых сведений для определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, который заключается с единственным контрагентом, начальных цен единиц товаров, работ услуг (исключение — ситуации из ч. 4 ст. 93) и сумм этих цен.
Согласно закону, не обязательно соблюдать срок хранения документации, который установлен Законом № 44-ФЗ касаемо информации и документов, формируемых и размещенных в ЕИС или на ЭТП из-за того, что они и так имеются в общем доступе. К примеру, когда техническое задание (описание предмета закупки) создавалось не в структурированном виде, а заказчиком самостоятельно, его нужно хранить минимум 6 лет.
Срок хранения по Закону № 44-ФЗ
Сроки хранения различных документов в отношении осуществляемой закупки для государственных и муниципальных нужд установлены не только Законом № 44-ФЗ, но также и п. 217 перечня из Приказа Росархива № 236. Все документы, не размещенные в электронном формате в ЕИС и на ЭТП, в т.ч. на специализированных ЭТП, нужно хранить минимум 6 лет с даты начала осуществления закупки.
Этот же срок определен для хранения коммерческих предложений по Закону № 44-ФЗ. Кроме документации, которая касается осуществления определенной закупки, формируется документация, которая регламентирует деятельность комиссии, контрактной службы или контрактных управляющих. Эту документацию по п. 217 Приказа Росархива № 236, нужно хранить постоянно.
Протоколы, формируемые при осуществлении или по окончании торгов, хранятся 3 года после завершения проведения процедур, подписания государственных или муниципальных контрактов или в ситуации признания закупки несостоявшейся. Такие правила установлены в п. 219-223, а в п. 227-228 указано, что в течение этого же срок (3 года) нужно хранить журналы регистрации. В п. 226 обозначено, что закупочные реестры учреждений в ситуации незаключения контрактов нужно хранить постоянно с даты ликвидации заказчика.
Когда установленные законодательством сроки хранения заканчиваются, их можно продлить по распоряжению руководителя заказчика, или же документация уничтожается согласно п. 4.3 Приказа Росархива № 236.
Срок хранения контрактов по Закону № 44-ФЗ
В отличие от другой документации, которая касается осуществления закупки по Закону № 44-ФЗ, государственные и муниципальные контракты нужно хранить минимум 5 лет с момента завершения либо прекращения срока их действия. При этом сохраняется ограничение по другим документам, которое связано с хранением контрактов по Закону № 44-ФЗ, а именно минимальный срок хранения с начала осуществления закупки — 6 лет.
По завершении срока государственные и муниципальные контракты можно уничтожить. Или же экспертно-проверочная комиссия отбирает из них те, которые будут храниться постоянно.
Уничтожение документов после завершения срока хранения
Дела, в которых хранится документация со сроком хранения до 10 лет, не направляют в архив, а уничтожают по завершении срока хранения. Выборку дел для уничтожения производит специально сформированная комиссия.
Выбранные документы указываются в акте. При этом однородные документы разрешено объединять под одним общим наименованием. В акте указывают, каким методом уничтожают документы — передача на утилизацию или самостоятельное уничтожение.
