Описание
В компании «СибГазСеть» управленческая отчетность формировалась на основе данных из разных источников: учетной системы, кассового ПО, АЗС-систем, Google Таблиц и Excel-файлов.
Ежедневно станции формировали отчеты по реализации: выручке, объемам продаж и типам оплат. Данные передавались в центральный офис, где проходили сверку, консолидацию и последующую обработку для управленческого анализа.
Отдельно собиралась информация по закупке газа, логистике, затратам станций, региональным расходам и расходам центрального офиса.
Для анализа использовались Excel-отчеты с показателями объемов реализации, средней цены, динамики продаж, затрат и маржи. При этом единый контур управленческого учета и бюджетирования в компании отсутствовал.
Подготовка отчетности занимала значительное время: данные приходилось переносить, сверять и объединять вручную. Руководству было сложно оперативно оценивать прибыльность отдельных АГЗС, выявлять отклонения по затратам и сравнивать эффективность станций и регионов по единой методике.
Для решения поставленных задач команда Первого Бита в Томске внедрила БИТ.ФИНАНС на базе «1С:Бухгалтерия».
Проект реализовывался в формате совместной рабочей группы. Со стороны заказчика в проекте участвовали финансовый директор, логист, главный бухгалтер, финансист и ИТ-директор. Со стороны Первого Бита — руководитель проекта и аналитик.
На первом этапе команда провела обследование действующих процессов: проанализировала учет реализации, закупок и логистики газа, затрат станций и регионов, используемые отчеты в Excel и 1С, а также потребности руководства в управленческой аналитике.
По итогам обследования была разработана целевая модель управленческого учета и бюджетирования. Команда сформировала структуру центров финансовой ответственности: станции, регионы, логистика, центральный офис и общие управленческие функции.
Также был разработан классификатор статей доходов и расходов, включающий выручку, закупку газа, логистику, персонал, аренду и коммунальные услуги, техническое обслуживание, маркетинг, управленческие и финансовые расходы.
Особое внимание уделили аналитической модели. В БИТ.ФИНАНС настроили аналитики, необходимые для управления сетью АГЗС: станция, регион, номенклатура, тип клиента, тип оплаты, контрагент, договор и вид продаж.
Дополнительно были согласованы правила распределения косвенных затрат между станциями и регионами. Это позволило учитывать логистику, маркетинг, управленческие и другие общие расходы при расчете финансового результата каждой АГЗС.
После утверждения методологии бюджетная модель была перенесена в систему.
В БИТ.ФИНАНС настроили бюджеты БДР и БДДС, сценарное планирование, план-факт анализ, а также отчеты по марже, себестоимости литра топлива и финансовому результату в разрезе станций, регионов и сети в целом.
В рамках проекта была организована загрузка фактических данных по реализации, закупкам, логистике, ФОТ, аренде и другим затратам из учетных и смежных систем. Это позволило минимизировать ручной перенос данных и обеспечить регулярное формирование управленческой отчетности на основе актуальной информации.
После настройки система прошла опытно-промышленную эксплуатацию на реальных данных. Проектная команда проверила корректность расчетов, отчетов, аналитик и механизмов распределения затрат.
Пользователи прошли обучение и перешли к работе в новой модели управленческого учета.
В результате «СибГазсеть» получило единый контур управленческого учета и бюджетирования, который позволяет регулярно анализировать прибыльность каждой АГЗС, оценивать вклад регионов в общий результат, контролировать маржу, видеть план-факт отклонения и принимать решения на основе актуальных финансовых данных.
Созданная модель учета стала фундаментом для дальнейшей цифровизации. В планах — внедрение BI-дашбордов для визуализации показателей в реальном времени, сценарное моделирование «что-если» и автоматизация рутинных операций через RPA.
Генеральный директор ООО «СибГазСеть»
