Описание
До перехода на цифровые решения «АРТ-ХОЛДИНГ» сталкивался с разными трудностями в работе. В компании не было единой системы, и данные хранились в разных местах. Отделам было сложно взаимодействовать между собой, из-за этого согласование договоров занимало много времени и часто приводило к ошибкам.
Каждый отдел использовал свои методы для контроля бюджетов, договоров и движения денег. Информация часто не совпадала, происходили задержки с платежами, а расходы только росли. Большую часть документов и отчетов сотрудники заполняли вручную, что занимало много времени.
В складском учете тоже были проблемы: данные между управленческим и бухгалтерским учетом часто не совпадали, из-за чего было трудно точно учитывать материалы и отслеживать их движение. Из-за слабой координации между отделами и плохого контроля договоров возникали юридические и финансовые риски.Всё это замедляло работу компании и мешало принимать правильные решения, поэтому управлять бизнесом было сложно и неэффективно.
В мае 2024 года компания «АРТ-ХОЛДИНГ» обратилась в компанию «Первый Бит» из Краснодара за помощью в оптимизации бизнес-процессов.
В качестве решения Первый Бит предложили БИТ.СТРОИТЕЛЬСТВО и БИТ.ФИНАНС.
В рамках проекта компания упростила и ускорила свою работу благодаря ряду важных изменений.
Благодаря новой структуре отчетов сотрудники стали быстрее находить нужные данные, и работа с ними теперь занимает на треть меньше времени. Появились единые шаблоны договоров и автоматическое заполнение карточек проектов, что почти в два раза ускорило подготовку документов и снизило количество ошибок. Вся документация теперь формируется по единому стандарту, что навело порядок в документообороте.
Данные между управленческим и бухгалтерским учетом были синхронизированы, поэтому информация теперь совпадает, а отчеты стало легче формировать.
Финансовые операции тоже автоматизировали: графики лизинговых платежей добавили в календари, что помогло избежать просрочек и сделать контроль расходов проще. Отчеты по бюджетам теперь формируются автоматически, поэтому управлять финансами легко и быстро.
Согласование договоров стало прозрачным — система сама выбирает, кто и в каком порядке должен проверить каждый документ, что почти вдвое сократило время согласования.
Контроль расходов ужесточился за счёт ведения лимитов по затратам. Руководство всегда видит, сколько и на что тратились деньги, и может оперативно принимать решения, так как бюджет всегда обновляется вовремя.
Автоматизация создания актов и заявок тоже упростила рутинную работу — эти документы теперь оформляются быстро и с минимальным риском ошибок.
Все эти перемены сделали процессы компании проще, быстрее и понятнее. Сейчас бизнес стал более устойчивым и готовым к развитию.
Проект стал для нас не просто автоматизацией процессов, а настоящим фундаментом для развития бизнеса. Мы уверены, что это обеспечит нам конкурентное преимущество и поможет успешно развивать компанию дальше.
директор ООО «АРТ-ХОЛДИНГ»
