Описание
Коллекторское агентство «Фабула» вела учет должников и долговых обязательств, а также контролировала просроченную задолженность в программных продуктах MS Outlook и Microsoft Exchange Server. Для рассылки СМС-уведомлений должникам применялась отдельная специализированная программа. Печатные документы, такие как претензионные письма, уведомления, исковые заявления и жалобы, создавались в таблицах MS Excel. С использованием электронных таблиц велся и управленческий учет компании, создавались отчеты для руководства.
Предприятие нуждалось в программном решении, которое позволило бы упростить контроль за всеми бизнес-процессами, поднять эффективность работы, исключить негативное влияние человеческого фактора. Кроме того, требовалось разграничить права доступа для пользователей к различным операциям и массивам данных. Необходимо было также обеспечить корректный расчет заработной платы сотрудникам в соответствии с выработкой.
Для выполнения проекта руководство компании обратилось к специалистам «Первого БИТа». Основой внедрения стал программный продукт БИТ.Управление задолженностью, разработанный специально для автоматизации коллекторских агентств. Для обеспечения эффективной работы телефонии в систему было интегрировано решение БИТ.Phone.
Установленная и настроенная система дала возможность создавать и держать под контролем мероприятия, проводимые агентством. Каждому мероприятию (процессу) сопоставлен блок данных, включающий сведения о клиентах и задолженности, контактную информацию, инструкции по выполнению поставленной задачи. Каждый процесс может быть закреплен за работником компании, что позволяет фиксировать объем задач и отслеживать их выполнение, а также равномерно распределять нагрузку между специалистами. На основе данных о выработке рассчитывается заработная плата (сдельная оплата труда).
Функционал решения БИТ.Управление задолженностью дал возможность формировать полный комплект документации, связанный с каждой задачей (претензионные письма, уведомления, исковые заявления). Это помогло существенно ускорить работу специалистов. Если раньше сотрудник за рабочий день успевал сформировать в среднем 20 процессуальных документов, то с использованием нового программного обеспечения этот объем ограничен только скоростью работы принтера.
Контроль за выполнением задач помогает руководству оперативно отслеживать все стадии работы организации и отдельных сотрудников, выявлять задачи с пропущенными сроками, формировать аналитические отчеты, давать объективную оценку эффективности работы специалистов.
С помощью решения БИТ.Phone было налажено автоматическое информирование клиентов через СМС и по телефону. Программа позволяет выполнять звонки непосредственно из карточки мероприятия, что многократно ускоряет обзвон. По номеру входящего вызова автоматически определяется клиент и звонок перенаправляется ответственному за задачу менеджеру. Запись переговоров дает возможность быстро разрешать конфликтные ситуации.
Благодаря новой программе мы сумели значительно поднять продуктивность труда наших специалистов и внедрить сдельную систему оплаты, целиком зависящую от выработки каждого сотрудника. Мы довольны сотрудничеством с «Первым БИТом». Выражаем благодарность за профессионализм разработчику решения Валерию Боевкину и другим специалистам, принимавшим участие в работе над проектом!
Генеральный директор
