Описание
Ежемесячно компания формировала порядка 2 000 документов, поэтому активно использовала электронный документооборот. Однако схема работы была сложной и затратной: обмен с контрагентами приходилось поддерживать через несколько систем – 1С, СБИС и Диадок.
Это приводило к ряду сложностей:
- замедленный обмен, т.к. требовалась ручная выгрузка и загрузка между различными СЭД;
- двойная работа и дублирование при переносе данных между системами;
- избыточные затраты на бумагу, печать, почтовые отправления и оплату нескольких операторов ЭДО;
- высокие риски потери документов и дублирования из-за большого количества ручных операций. Бухгалтерии приходилось поддерживать «зоопарк» систем, вручную сверяя статусы и перемещая документы между ними.
На момент постановки задачи у компании «УК Спектр-НН» был заключен договор на сопровождение 1С с компанией «Первый Бит». Это стало ключевым фактором при выборе подрядчика:
- не требовалось искать нового подрядчика и тратить время на ввод его в контекст;
- партнер уже был знаком с особенностями учетной системы;
- специалисты предложили оптимальный вариант настройки без сложных и дорогих доработок.
Такой подход упростил и ускорил переход на сервис 1С-ЭДО с отказом от СЭД других вендоров.
У клиента уже была развернута линейка продуктов «1С»:
- 1С:Бухгалтерия ПРОФ
- 1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ
- Аренда и управление недвижимостью для 1С:Бухгалтерии 8
- 1С:Управление торговлей ПРОФ
Ключевой задачей было настроить ЭДО с контрагентами через модуль «Аренда и управление недвижимостью для 1С:Бухгалтерии 8», отказавшись от разрозненных внешних решений.
Внедрение было выполнено силами совместной команды клиента и партнера. Такой формат позволил минимизировать затраты на внедрение и при этом быстро получить ощутимый результат. Штатные специалисты УК самостоятельно выполнили часть настроек при консультационной поддержке компании «Первый Бит».
Реализация проекта заняла около двух недель и прошла в несколько этапов:
- Сравнительный анализ операторов ЭДО. Специалисты совместно оценили варианты и приняли решение использовать встроенный сервис 1С-ЭДО, работать напрямую из 1С.
- Настройка сервиса штатными средствами 1С: активировали учетные записи в 1С-ЭДО, выпустили новые сертификаты электронной подписи для уполномоченных сотрудников, отправили приглашения контрагентам для перехода на ЭДО через 1С.
Поэтому специалисты выполнили аккуратное, выборочное обновление именно модуля 1С-ЭДО, позволившее обновить необходимый функционал без полной пересборки конфигурации.
Благодаря тому, что 1С-ЭДО уже интегрирован в учетную систему, удалось обойтись без дополнительных доработок. Это важно, учитывая доработанную базу, где стандартное обновление конфигураций затруднено.
- сократить рутинную ручную работу сотрудников;
- ускорить поиск и оформление документов;
- уменьшить количество ручных операций и ошибок;
- освободить время бухгалтерии для более содержательных задач и повышения качества сервиса для арендаторов.
ИТ-директор ООО «УК Спектр-НН»
