1С: Документооборот государственного учреждения

• Формирование структуры папок по организационной структуре учреждения или по типам документации
• Настройка разрешений на выполнение действий с файлами пользователей: чтение, добавление, редактирование, удаление.
• Установка грифов доступа к документами, групп корреспондентов, физических лиц, организаций, видов деятельности и т.д.
• Настройка рабочих групп документации и автоматическое заполнение рабочих групп для предоставления доступа к тем или иным документам.

Регистрация входящих и исходящих документов

• учёт поступивших документов;
• сканирование бумажных документов: использование сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный;
• печать штрихкодов и регистрационных штампов;
• автоматизация процедуры рассмотрения документов;
• отправка на исполнение;
• постановка на контроль;
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
• ведение номенклатуры дел;
• формирование дел;
• списание документов в дела;
• назначение регистрационного номера документа с использованием индекса по номенклатуре дел;
• передача закрытых дел на архивное хранение или уничтожение;
• формирование отчётов по поступлению и исполнению документов;
• формирование отчётов по просроченным документам.

Контроль передачи документов

• Контроль передачи документов ответственным лицам внутри организации или внешним корреспондентам;
• Установка срока возврата документов от ответственного листа;
• Отчетность по журналу передачи документов для контроля нахождения.

Связи между документами

• Автоматическая установка стандартных связей между документами;
• Настройка дополнительных связей между файлами;
• Установка правил использования связей;
• Единичные, множественные, односторонние и двусторонние связи;
• Объединение документов в комплекты.

Переадресация входящей документации

• Учет переадресации документов в другие учреждения;
• Фиксация полученных документов, переадресованных из других организаций;
• Контроль сроков исполнения переадресованных документов.

• Регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
• Учет повторных обращений;
• Учет переадресации обращений граждан в сторонние организации и от них;
• Специализированное рабочее место, в котором сразу видно поступившие обращения, историю переписки и сопроводительную информацию;
• Отчеты:
  • Исполнение обращений граждан;
  • Структура обращений за период;
  • Динамика количества обращений;
  • Список обращений граждан.

• Прием и передача документом посредством СВД;
• Автоматический обмен электронными документами между учреждениями в соответствии с ГОСТ Р 53898-2010 и ГОСТ Р 53898-2013.
• Автоматизация ручных операций:
  • обмен входящими и исходящими документами;
  • учет поступающих документов в журналах;
  • увязывание входящих и исходящих документов в цепочки;
  • отслеживание состояния отправленных документов.

• Работа с письмами в программе при помощи полноценного почтового клиента;
• Письма являются учетными единицами, как документы;
• Отправка файлов по электронной почте непосредственно из программы;
• Загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты;
• Отправка и прием подписанных и зашифрованных файлов;
• Отправка и получение почтовых сообщений через внешних почтовых клиентов: Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird и другие клиенты, работающие по протоколу MAPI.

• Просмотр и редактирование документов с помощью приложений, установленные на локальных компьютерах;
• Встроенный текстовый редактор для просмотра и изменения файлов в программе;
• Вывод на экран списка редактируемых документов и списка невыполненных задач;
• Механизм блокировки файлов для исключения конфликтов одновременного редактирования документации;
• Сохранение всех версий документа с указанием параметров: даты и времени изменения, автора документа;
• Карточки файлов с возможностью проверки, удаления версий, сравнение версий файлов в форматах doc, rtf, html, txt, odt;
• Использование сертифицированных механизмов ЭП для подписания и шифрования документов и файлов;
• Возможность указать несколько резолюций;
• Авторами резолюций могут выступать не только внутренние сотрудники учреждения, но и должностные лица сторонних учреждений;
• Визы согласования представляют собой записи о фактах согласования документов и позволяют:
  • узнать, согласован документ или нет, если согласован, то кем и когда, если не согласован, то почему;
  • увидеть замечания сотрудников;
  • отразить согласование, если согласующие лица не работают в системе;
  • распечатать лист согласования документа.

• Настройка автоматически заполняемых шаблонов документов;
• Автоматическое заполнения полей документов учетными данными: наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента и др.
• Автоматическое заполнение реквизитов по шаблону, присоединение всех указанных в шаблоне файлов, которые тоже автоматически заполняются на основании реквизитов документа.
• Печать регистрационных штампов документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод;
• Печать штампа на отдельном листе или поверх титульного листа бумажного документа

• Создание и согласование проекта договора, включая внешние и внутренние аспекты;
• Отслеживание всех документов, связанных с договором, таких как акты и дополнительные соглашения;
• Контроль сроков действия договоров и автоматическое продление согласно условиям договора;
• Мониторинг выполнения финансовых обязательств по договору;
• Проверка наличия сопроводительных документов, например, счетов-фактур;
• Проверка возврата предоставленных копий документов по договору;
• Прекращение действия договора.

• Хранение файлов в информационной базе или в томах на диске.
• Настройка размещения файлов в томах по условиям, например, по размеру, расширению, дате и т. д.;
• Полнотекстовый поиск любых данных по всем полям карточек и по содержимому версий файлов;
• Ограничение области поиска выбранным разделом
• Поиск по части искомого слова или фразы;
• Поиск документов по реквизитам с возможностью настройки и сохранения сложных условий поиска.

Совместная работа с документами организована с помощью следующих бизнес-процессов:

• Рассмотрение и резолюция руководителя;
• Передача документа на исполнение пользователям по списку или ответственному исполнителю и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины;
• Согласование респондентами приложенных документов. Поддерживаются такие варианты согласования, как:
  • параллельное;
  • последовательное;
  • смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации;
• Утверждение ответственным лицом;
• Присвоение регистрационного номера, проставления печати организации и отправка корреспонденту;
• Рассылка документа всем пользователям по списку для ознакомления;
• Выдача поручения сотрудникам и проверка их исполнения;
• Направление приглашений участникам совещания и получение их ответов;
• Автоматизация полного цикла обработки входящего документа — рассмотрение, исполнение, списание в дело;
• Автоматизация цикла обработки исходящего документа — согласование, утверждение, регистрация;
• Автоматизация цикла обработки исходящего документа — согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, списание в дело.

Настройка произвольных маршрутов обработки документа:

• Помощник, в котором можно выбрать подходящий под нужды шаблон;
• Возможность назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям;
• Создание шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов;
• Иерархия подчиненности бизнес-процессов и их задач;
• Определение срока, до которого должны быть выполнены задачи по процессу;
• Возможность указания дополнительных реквизитов для процессов и задач.
• Возможность настройки сложных комплексных процессов для произвольного маршрута обработки документации.

Другие возможности:

• Настройка автостарта необходимых процессов при наступлении определенных бизнес-событий;
• Автоматизация деятельности по исполнению плана проекта и ведения аналитического учета всех данных в разрезе проектов;
• Организация и анализ мероприятий, которые проводятся в организации: совещания, собрания, обсуждения, заседания и проч.;
• Ведение протокола мероприятия и исполнение решений протокола.

• Сбор данных о работе пользователей для анализа и сбора сведений о работе над различными объектами системы.
• Сбор данных учета рабочего времени и возможность его контроля
• Информация для принятия управленческих решений и оптимизации работы сотрудников.
• Ежедневная отчетность сотрудников о времени, проекте, содержании работы.
• Отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

• Удобный интерфейс для решения типовых задач руководителя:
  • согласование
  • утверждение и рассмотрение
  • контроль текущих задач.
• Рабочий стол оптимизирован для работы на мобильных устройствах.